Du closing physique au closing dématérialisé

18 avril 2018

Tous ceux qui travaillent ou ont travaillé en cabinet d’avocats d’affaires, en fonds d’investissement ou en banque d’affaires connaissent bien le « closing » : ce grand raout où l’on signe des monceaux de documents soigneusement préparés par des avocats fatigués, où l’on transfère de gros montants d’un compte bancaire à un autre et où l’on se congratule en trinquant au champagne, souvent le matin.

Le closing est souvent difficile à préparer pour les conseils et peu satisfaisant pour les parties, bien qu’il représente la réussite d’un projet économique et l’aboutissement de plusieurs mois (voire années) de travail. En cause : des pratiques qui ne sont plus en phase avec les besoins et les attentes des entreprises. Il est temps de les faire évoluer et de passer au closing numérique.

Qu’est-ce qu’un closing ?

Le closing est la réunion finale des parties prenantes d’une transaction juridique, celle où les accords négociés par les parties durant de longs mois sont mis en œuvre et prennent vie. Par exemple :

  • dans le cas d’une acquisition d’entreprise, les actions de la société passent des mains du vendeur à celles de l’acquéreur et le montant correspondant au prix de vente fait le chemin inverse par virement bancaire ;
  • dans le cas d’un financement bancaire, le montant du crédit est transféré à l’emprunteur et les garanties proposées en échange par ce dernier sont mises en place ;
  • enfin, dans le cas d’une levée de fonds, l’augmentation de capital de la société est réalisée juridiquement et le pacte d’actionnaires entre les actionnaires existants et l’investisseur entrant entre en vigueur.

Le jour J, toutes les parties sont invitées à ladite réunion, généralement chez l’avocat de l’une des parties. Une fois les documents signés, l’argent transféré et les coupes de champagnes terminées, chaque partie repart les bras chargés de ses exemplaires originaux des documents papier. Les avocats scannent les documents pour leurs archives et réalisent les formalités de « post-closing » auprès du greffe du tribunal de commerce compétent et/ou de l’administration fiscale.

Les avocats sont en charge de l’organisation du closing et il y a généralement autant d’avocats que de parties. Les échanges sont donc nombreux et souvent laborieux. L’organisation requiert une minutie et une rigueur particulières, des jours voire des semaines de préparation, une très bonne coordination, une logistique complexe et, en option, quelques nuits blanches. En toute logique, plus les enjeux et les montants sont importants, plus le closing sera difficile et long à préparer.

Ces tâches de pur « process » sont particulièrement chronophages pour les conseils et sont facturées par les avocats à leurs clients. Bien sûr, au vu de l’enjeu des transactions, ceux-ci ont un niveau d’exigence très élevé et souhaitent que le closing se déroule sans accroc, sans se soucier de l’envers du décor.

Les contraintes du closing physique

Outre les difficultés mentionnées ci-dessus, liées notamment à l’absence d’outil collaboratif efficace, la réalisation d’un closing physique nécessite avant tout que les parties et leurs conseils soient tous disponibles en même temps et au même endroit. A l’heure des échanges internationalisés et instantanés, où les transactions impliquent bien souvent des parties résidant aux quatre coins du monde, la pratique du closing physique constitue presque un archaïsme.

La préparation du closing exige par ailleurs des quantités considérables de papier et d’encre ainsi qu’un important travail de reprographie. Les documents les plus sensibles et les plus volumineux sont reliés de façon à ce qu’aucune page ne puisse être modifiée par la suite (cela évite également de devoir parapher chaque page). Or, les documents du closing sont souvent renégociés, modifiés et échangés jusqu’à la dernière minute, impliquant alors un travail de réimpression en urgence et, le cas échéant, de reliure qui pourrait être aujourd’hui évité.

Enfin, bien souvent, l’avocat ne peut facturer tout le travail d’organisation du closing à son client pour des raisons commerciales ; il s’agit en effet de tâches à très faible valeur ajoutée. Sa marge est alors considérablement réduite.

Le closing dématérialisé pour simplifier et sécuriser les opérations

La transformation numérique touche actuellement tous les secteurs. Tous ? Non ! Car un secteur peuplé d'irréductibles juristes résiste encore et toujours à l'envahisseur. Et la vie n'est pas facile pour les garnisons d’avocats juniors et stagiaires à qui l’on confie généralement les tâches rébarbatives, dont la gestion du closing.

Les éléments présentés ci-dessus plaident pourtant en faveur d’une évolution des pratiques, de pair avec les évolutions technologiques et réglementaires qui le permettent aujourd’hui. En particulier, la signature électronique a aujourd’hui atteint un niveau de sécurité juridique et technologique bien suffisant pour en généraliser l’usage, même pour des opérations sensibles. Le règlement eIDAS de l’Union Européenne (qui a harmonisé la réglementation en matière de signature électronique dans toute l’Union Européenne) entré en vigueur en 2016 est accompagné de nombreuses nouvelles normes techniques (publiées par le European Telecommunications Standards Institute (ETSI)) qui assurent aux solutions de signature électronique un niveau de sécurité technique très élevé. Les prestataires de signature électronique doivent recevoir une certification d’une autorité nationale de contrôle (en France, l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI)) qui atteste de la conformité aux standards réglementaires et techniques. Par ailleurs, toutes les grandes puissances économiques reconnaissent également la signature électronique comme mode de preuve parfaitement valide.

Un outil de gestion de projets juridiques comme Closd permettant une simplification considérable du closing est donc tout indiqué pour faciliter la vie des entreprises et de leurs conseils.

Malgré ses contraintes, le closing physique reste un élément important de la relation client des avocats d’affaires et des conseils en général. C’est à ce moment que les transactions se concrétisent et que les avocats peuvent faire valoir leur travail (et leur charisme) pour obtenir de nouveaux dossiers par la suite. Il est compréhensible que les avocats ne souhaitent pas y renoncer. Cependant, grâce à Closd, il est possible de réunir physiquement ceux qui le peuvent pour leur faire signer les documents sur une tablette, par exemple, tandis que les absents signent à distance. Le closing est organisé plus rapidement et n’en est pas moins convivial et utile pour la relation entre l’avocat et son client. Ce dernier devrait apprécier l’efficacité du procédé.

De plus, l’usage d’une solution numérique peut rapporter gros à ceux qui l’utilisent : outre les économies (papier, encre, service de reprographie, etc.), les gains de productivité (accélération des processus, possibilité de conclure plus d’opérations, réaffectation des ressources) et la sécurité juridique (fini les signatures scannées sans valeur légale), un tel outil améliore considérablement l’image et la réputation de celui qui s’en sert (transformation numérique, innovation, éco-responsabilité) et lui procure un avantage décisif face à ses concurrents.

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